信息系统可否成为公司防御风险必备的“衣服”，如何穿上合身的ERP之衣？且看博科资讯为几家公司“量体裁衣”的过程。

 

                        量身打造ERP之衣

        

如果把信息系统比作企业的衣服，企业要正常运行，就得穿上合身的衣服，唯有如此才能起到御寒保暖、自我保护的功能。衣服太大或太小都会成为公司发展的障碍，“合身”是公司穿这件衣服至关重要的因素。不求最好，只要最适合。如何选择一件合适的ERP之衣，又如何穿上它呢？或许我们可以从一些公司的信息化实践过程中得到启示，在这个过程中，博科资讯的MyERP自主平台针对不同行业的企业，分析企业的特点和特殊需求，为企业量身打造了合体的ERP之衣。我们试从众多的案例中采撷一二，管中窥豹来了解这个“量体裁衣”的过程，案例涉及到了外贸行业的科威，服装行业的岛田商事，以及做劳动防护产品的捷安。

 

科威：采购是核心

上海科威汽车零部件有限公司（以下简称“科威”）是由国内领先的汽车制造商——奇瑞汽车和华晨汽车共同投资兴办的联合采购公司，也是中国第一个专业的汽车零部件采购服务供应商。科威主要从事汽车零部件的采购及汽车零部件贸易业务，主营业务以向奇瑞和华晨提供采购服务为基础：包括供应商搜索与评估、供应商商务谈判、供应商整合及采购交易，同时也为国内其它整车厂提供采购服务，接受就某品类产品（如通用件）的委托采购。

业务与管理发展拉动ERP需求

作为专职的汽车零部件采购商，科威与全球约100多个售后市场经销商有业务关系，并为OEM等几十家国外一级供应商在中国的采购提供代理咨询服务。业务涉及的经销商和供应商地域分散、数量众多，交易的产品品种繁多、批量也参差不齐。强化采购管理，加强供应商评估和对采购数据的分析，求得质量好、符合应用定位、价格适当的产品是企业发展的首要问题。

创业初期，科威将经营重点放在扩张发展上，企业管理要求反应快、迅速交货，以最大能力满足市场需求。科威的大部分采购业务均依照客户订单展开，随着公司规模的扩大、客户的多样化、复杂化和个性化、客户订单提前期的缩短、订单内容的多变，企业的采购、包装运输所面临的压力也日益增加。企业粗放式的管理也不能为管理者决策提供强有力的数据支持和指导，阻碍了企业发展目标的实现。

为扫清这些绊脚石，科威决定建立一套高效的信息化系统，实现价值链条涉及的零件供应商、外包商、加工制造商、经销商、零售商以及价值链条终端客户的一体化管理，实现财务与业务的全面集成，对企业物流、资金流和信息流进行同步管理，减少企业运作的非增值环节。

选择MyERP之路

ERP项目选型之初，科威就提出了的6个评估标准：产品功能；软件结构；软件厂商的管理和维护能力；实施能力；本地化支持与服务能力；以及软件产品的可成长性，并强调了软件的可成长性。

在综合考察了国内外多家管理软件后，科威认为上海博科资讯股份有限公司（以下简称“博科资讯”）的ERP自主平台MyERP符合信息化最佳的投入产出比。科威人认为只有MyERP这种可发展的实施和应用模式才能有效整合公司复杂交错的贸易业务。

一、MyERP可配置和多层次的功能扩展特性，使MyERP具有极强的适应性，能满足科威根据业务的变更和需求实现单据、流程、报表等的动态变更，保障业务发生变化时信息化系统的同步调整，并能实现特殊业务的自主配置。以工作流引擎为核心形成自动的ERP工作流，能让业务或待办事宜自动流向相关部门，提高作业效率。

二、MyERP的动态智能分析可以进行多维、多节点的分析和查询，能对企业日益烦杂的数据进行分类规整，为宏观经营决策提供精确的数据支持和参考。

三、灵活的图形化配置，能使烦杂的系统培训变得轻松。只需经过简单培训科威的IT部就能独立完成平台的维护、升级及开发，能大大节省软件服务费用，降低实施成本和风险。

这种全新的ERP模式完全符合科威对于ERP项目的需求和期望。

经过调研和讨论，博科资讯2005年底开始在科威实施MyERP，实施内容包括财务、销售（包含外贸）、采购、库存、BI五大模块。听了博科资讯的ERP培训后，科威更坚定了实施ERP的决心，并委托一位副总领衔ERP项目实施。

MyERP科威项目的实施要点

博科资讯认为，解决科威问题的关键有两点：一使各部门间数据高度共享，业务流程上下协同，疏通各部门之间的信息阻隔；二规范各类单据和报表，是规范采购作业，减少采购数量和时间不当现象，提高资金周转率。因此，博科资讯通过MyERP的财务管理、销售管理、库存管理、销售分析、成本核算、应收应付、采购管理等模块，“统一规划，分步实施”，成功科威搭建了信息化平台。

MyERP科威项目的实施着重做好了以下工作：

基础资料的整理与编码设置 ERP系统运转的前提是基础资料的整理与正确录入。特别是对于专营采购，业务往来频繁的科威来说，基础数据的准确定和正确性就尤为重要。但是，科威过去的资源和数据都是粗放式管理，自公司建立以来，这是第一次如此详尽、完整地整理，因此整理工作十分艰巨。博科资讯通过培训向科威员工强调了基础数据和编码统一对于ERP的重要性，因此，企业各个部门的员工都很配合，保证了MyERP的顺利实施。

针对物料编码设置，考虑到科威业务复杂，发展迅速，以及编码操作的方便性，博科资讯采用了不定级、不定长的物料编码设置规则。并在实施过程中，对所有编码工作形成标准文档。不仅制定了ERP运作的所有编码的规则，同时发现和纠正了之前多套编码的问题，确定了编码的唯一性，为数据集成提供了保障。

全面集成的财务管理 博科资讯通过总账、报表、应收应付、成本管理等子系统，把科威的财务工作上升到管理的高度。特别是通过财务与销售、财务与库存等各个业务环节的信息集成，实现现代企业的人、财、物、供、销的一体化管理。如总账子系统可以指导库存、采购、销售等系统的管理；报表子系统可以直接从账务子系统读取数据，完成表内和表间的数据运算，还可以通过定义将不同的账务数据合并生成报表。这种集成的财务业务一体化与数据分析系统集成，能全面精确的实对科威的采购等相关财务数据进行实时分析，为经营决策提供数据支持。

客户培训问题 客户培训是使企业从管理和技术上掌握ERP思想及运作的过程，是企业成功实施ERP的关键要素。博科资讯采取多层次、分重点的培训模式，分别对中高层领导、业务骨干、操作层进行逐级培训；并对科威的业务按部门范畴进行归类和分类，以实际发生的业务数据为材料，通过模拟训练，使操作人员快速和直接地体会到其操作在整个业务流转中的作用。通过严密有效的培训，既保证ERP录入数据的准确性和稳定性，也比预期缩短了项目实施周期。

案例小结 财务业务的一体化管理MyERP为科威搭建的一体化管理信息化系统，保证了财务资金及业务信息采集的实时性、全面性、真实性和准确性；实现了管理者对于财务信息和业务信息的实时决策和内部监控。这对于以采购为主的科威来说，便于货比三家，降低采购和经营成本。 实现了中央监控和综合分析 MyERP使科威能实时获取信息，实现中央监控，对各区域、各品种、客户、各部门及个人的业务信息了如指掌，掌控公司的资金头寸、收入、费用等财务、业务情况，从而进行各种管理分析，降低公司营运成本和风险。 低成本、低风险、快实施、高效率 科威项目，MyERP只用了半年多的实施周期；再加上，较低的产品价格、可成长的产品构架、自主化的业务配置，大大降低了实施风险，减少了软件维护成本；这种产品模式和实施方式契合了国内中小企业发展迅速、个性化强、以及预算较低的特点，也是科威选择MyERP的重要原因。 沟通配合，保证项目顺利实施 项目实施初期,许多手工流程的变更遭遇了很多阻力。博科资讯通过ERP理念培训和系统解析，为科威搭建了一支成熟的员工队伍，让科威员工接受和理解了信息化，并逐步成为信息系统运作的主体，保证了系统的运作流畅，这是科威信息化建设成功的关键。   MyERP得到了科威全体员工的信赖和鼎立支持。目前整个项目已经顺利实施完毕，并与06年4月交付使用。

 

 

岛田商事：特殊问题，特殊解决

日本岛田商事株式会社创立于1887年，注册资金17280万日元，是日本国内最早从事服装辅料生产的企业。岛田商事产业（上海）有限公司（以下简称“岛田商事”）上海分公司主要负责开拓中国市场及代理部分总公司业务，专注于服装辅料的贸易。其经营方式为以销定采，主要经营产品为各式纽扣，拉链，点缀布料等。

服装企业位于产业链末端，直接面向最终用户，受市场影响大、产品种类多、使用周期短、面对瞬息万变的市场需求；

经销企业业务流程一般分为订货、进货、分配到零售（批发）点、仓库—零售点之间进行调剂、销售、成本核算等环节。业务繁琐、数据复杂、信息反馈滞后、物流不畅……

品种随客户的需求不断增多，企业在成本核算、库存准确度、销售订单跟踪等方面的管理复杂程度成倍增长；

产品批次多、批量少，物料的形态不断的变化。在以进销存为主的贸易行业中，物料是进行一切工作的核心和基础。物料编码的正确与否，直接会影响到软件系统的运行，包括物料的唯一性、产品的销售订单、采购、主生产计划的编制、工单、领料等系统功能。由于物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，所以物料编码必须遵循实用性，连续性，简单化，快捷化。

选择ERP之路

由于岛田商事（北京）采用的是国内某知名品牌的管理软件，所以公司首先考虑此品牌软件，但因其物料编码定级定长，无法对每月新增的一、二万条物料进行相应的编码，实施效果极不理想。此外，由于其业务流程的特殊性，传统ERP标准模块已无法适应其业务需求，除非进行大规模的二次开发，但昂贵的开发费用将会大大增加企业的TOC成本。

在经历漫长的选型不如意过程后，岛田商事接触到了博科资讯的新一代自主平台产品——MyERP，其自主剪裁、自主配置、自主重构的产品定位与岛田商事的业务需求不谋而合。

特殊需求，特殊解决

针对岛田商事业务的特殊性，博科提出如下解决方案：

物料编号的自动生成 岛田商事的物料编码依照其颜色、品名、尺寸等通过排列组合来定义，考虑到日后业务的扩展性，决定采用系统自动生成。

解决方案：

图1 岛田商事物料编码工具图

如图1所示，实施人员事先根据企业状况对目前所有运营产品的公共属性、颜色、尺寸进行编码分类，工作人员只需在物料字典里，选择好相应的颜色、品名、尺寸代码，产生相应的物料编号，编码具有唯一性。每新增一个品名，就会产生其颜色数量与尺寸数量之积的一种物料编码；同理，每新增一个颜色或尺寸也会同样产生另一种新的物料编码，如果该物料编码已经存在，系统会自动提示。

物料编码工具简化了手工操作，提高了物料管理的工作效率和物料资料的正确性，避免了一物多名、一名多物或物名错乱现象的发生；降低物料的库存水平，减少呆料、滞料的发生，提高物料管理工作的效率，减轻资金的积压，降低成本；同时因物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，减少了舞弊事件的发生；所有物料统一编码，对用料部门的领用以及仓库的发料都十分便捷。

此外，MyERP还具有可扩展性、不定长、不限级的物料编码设置功能，因此能适应无限制的新增物料，满足企业长远的战略发展方向。

含税单价 由于公司采购时税率固定，采购模块中所有单据的单价调用含税单价，如采购订单、采购入库单；但在后期，如销售、库存等模块出报表时却以实际的成本价来计算。

解决方案：

在物料设置中设定该物料的含税单价，每当调用该物料时，系统会自动判别是需要含税单价还是成本单价来参与计算，如果是与采购含税单价相关的，自动引入含税单价；如果只需要成本单价参与计算，则通过MyERP系统里的关联换算，调用成本单价来参与其他金额及其汇总的计算。

业绩考核体系 公司需要一张毛利单来体现毛利，以供决策参考，如对业务员的业绩考核，财务部门以此做参考来计算业务员的奖金。在通用的软件平台上则无法解决单据的新增问题。

解决方案：

通过MyERP的配置快速地新增一张单据，而无需进行二次开发，可灵活设置单据中的字段，或调用字典，或手工输入，或选取枚举字段，并灵活调节各字段在单据中的位置，最后得出一张完全符合客户要求的新单据。毛利单上的毛利额通过销售发票上的销售额与采购发票上的采购额的差值自动计算；其毛利率通过毛利额与销售额之比来得到体现。

库存整合 岛田商事在上海地区建有两个仓库，一个是上海分公司的直属仓库，一个是日本总部仓库。总部仓库委托上海分公司代为管理，代管费用总部负担，并定期同分公司进行内部结算。

为了规范业务流程，岛田商事决定对分公司仓库和本部仓库进行信息化集成管理。通过建立两套不同的进销存管理系统，分公司仓库采用系统平台中的标准管理模块，本部仓库根据公司特殊需要配置入库单、出库单、盘亏毁损单、调拨单等单据，主要负责库存；公司业务直接通过系统流程进入分部库存，实施进销存管理。两个库存之间通过系统平台设置进行一种正规的商业关系，实现信息流的无缝链接，使管理人员能适时获得动态的物料库存状况信息，为决策提供支持。

MyERP基于强大的平台技术，支持工作流管理全过程，以业务逻辑为驱动，从采购、销售、库存、财务、智能分析、固定资产管理及工资管理等全方面记录企业日常经营活动，随时提供企业所需的各种相关报表如采购情况表、销售情况表、库存报表、库存汇总表等，并实现“所见即所打”，为管理层及时了解企业状况、做出决策提供了有效依据。系统平台通过xml的配置，满足企业所需求的收货地点、颜色、尺码等非常规字典；利用对不同模块中的字段、操作按钮进行控制，依照判定条件设置营业人员的权限，进行权限管理；通过汇率字典设定满足多种币种的换算。最大限度的满足客户现行的组织架构。

案例小结 岛田商事ERP的成功实施，为企业建设信息化提供了许多可供借鉴的方面。针对公司业务比较复杂，存在非常规流程，非常规报表的前提下，公司在软件选型方面下了很大功夫，特别是针对物料编码这一关系到企业生存命脉的问题，多方咨询，仔细调研，最终采用博科资讯的MyERP自主平台系统，实现了物料编号的自动生成，简化了基本业务的操作程序，解决了数据的繁杂难集成，提高了业务的流程管理。公司信息化以良好的态势向前发展。 “岛田商事”项目本着“总体规划、分步实施”的原则，运用柔性的设计思维，建立一套高度自动化、集成化的企业电子信息化管理系统，实现对公司客户资源的合理控制和有机管理，提高采购、销售的工作效率和应对市场变化的敏捷性，并凸显企业的个性。该套信息系统已经成为现代企业管理的新思想、新观念和新方法，在帮助企业改变管理方式和业务流程的同时，逐步实现由传统的企业模式向以分销管理为核心的全面管理模式转变。

 

捷安：自主平台，完整灵活

上海捷安劳动防护用品有限公司是一家致力于企业安全系统咨询、管理、培训及推广的专业性公司。主要经营企业个人特种安全防护用品（PPE）及安全设备，是上海市特种防护行业特许经营点，是上海市劳动防护用品行业的理事单位。

目前公司的客户范围已经遍及石油化工、电力、制造、电子、食品等行业。公司常年为之服务过客户数量目前已达到200多家以上，而且每年将以30%以上的比例在递增。

捷安公司是典型的进口内销型企业。所谓“进口内销”企业是指专门从事进出口贸易业务并从事国内销售的企业。此行业具有如下特点：

业务流程多样化：经销企业业务流程一般分为订货、进货、分配仓库、仓库—零售点之间进行调剂、销售、成本核算等环节。行业内的企业普遍存在业务繁琐、数据复杂、信息反馈滞后、物流不畅等诸多问题。

产品结构多样化：品种随客户的需求不断增多，企业在成本核算、库存准确度、销售订单跟踪等方面的管理复杂程度成倍增长。

但与普通贸易公司不同的是捷安拥有一批专业的顾问，指导防护用品的使用。劳动防护用品是使从业人员在劳动过程中免遭或者减轻事故伤害及职业危害的个人防护装备。

公司信息化需求

公司的库存管理存在明显的缺陷，不能对目前直属的两个仓库（金山仓库，金桥仓库）进行有效的管理。对金山仓库的货物出库、入库不能进行实时的控制与审核，并且急需一套库存预警体系。为了适应日益激烈的市场竞争，捷安公司陆续在7个客户的生产基地中设立销售仓库，与大客户进行绑定。这些仓库虽然脱离金山、金桥仓库独立存在，但受总公司监控。在实施MyERP系统之前，原有的信息管理系统根本无法对此进行信息管理。

另外，对于样品、退货也缺乏应有效的管理。

捷安公司曾考察了国内多个知名ERP厂商的异地监控系统，但大都需要借助Citrix等其它第三方软件来实现系统需求，项目成本较高。

实时适宜的两种销售模式

 

捷安公司的销售管理以采购合同为核心，对销售业务的执行过程跟踪和管理。

（1）以公司所在地为中心的销售模式

销售人员根据所接洽的订单，签订销售合同，经公司管理者审批折扣事项后，自动下推到销售订单，系统会根据订单数量自动对库存进行冻结，公司会根据库存状况来决定采购问题，一方面保证了公司业务的正常运作，另一方面也巩固公司的信誉问题。

博科实施人员根据捷安流程，利用MyERP可配置功能，重新配置了系列字典及单据。其中，在销售订单中，设置两个打印模板(一个有折扣，一个没有折扣)。最大限度的满足了捷安公司的业务需求。利用ERP自主平台中的反填及上引下推功能进行多功能调拨。

（2）以客户为中心的销售模式

捷安公司采用的和客户捆绑的方式是一种先进的销售模式，因为涉及到独立于公司本部之外的客户仓库，因此在信息化管理方面要求系统能满足对客户仓库的监控。博科MyERP针对客户端与服务端在Internet上的联接, 实现了传递数据的序列化与反序列化，所有的访问都是基于 HTTP，能直接完成远程应用的项目实施，大大降低项目成本。基于B/S架构，博科对于客户仓库远程操作和控制，为捷安公司2个本地仓库、多个客户仓库提供服务支持，以确保系统7×24小时稳定运行。

捷安公司还可以根据业务需求自行配置审批流程和业务流程，根据市场变化随时进行调整，可自行延伸开发新的管理及应用模块；当再增加客户仓库时，捷安人员只需在ERP自主平台上增加几张单据而无需进行二次开发，从而节省大量的软件后续服务费用。

MyERP——异地信息监控的直通车

库存管理是企业经营活动中的重要组成部分，合理的控制库存费用、适时适量的库存数量，是企业利润最大化的源泉之一。捷安公司对库存管理业务要求较高。由于其灵活的销售策略，库存管理已经融入了采购和销售的流程中。但仍然有其独立管理的地方，比如仓库盘点、各个仓库之间的物料调拨等等。捷安需要一套完善的货物资料、库存冻结、库存剩余、库存预警的管理系统来对库存进行实时的监管。

利用MyERP系统中远程控制的库存管理，捷安公司管理人员可以实时获得动态的物料库存状况信息，更好的控制库存及交货的及时性，改善客户服务水平。对于目前已有的几个客户仓库，客户提取货物不需要特别通知捷安公司，各个仓库之间的货物调拨不再独立作业，而均由捷安公司审核，并对一些贵重物品进行定期盘点。定期与客户公司进行对帐、核对库存、清货、付钱结算等操作。

案例小结 博科资讯根据捷安公司的特点搭建起的ERP自主平台管理系统将企业的销售管理、库存管理、采购管理等系统形成一个完整的物流，同时物流与财务相衔接将物流信息转变成资金流信息，完成了物流与资金流的统一。可配置的字典，单据，字段，报表，权限等克服了捷安公司成本、产品无法准确计算的弊端，高效的确保了数据在流通过程中的准确和完整，加强了企业对各个部门的控制和协同，避免了企业资源的浪费和流失。

 

 

在捷安、科威、岛田商事的“量体裁衣”过程中，公司从自己的需求出发，选型时擦亮眼睛，适合自己的合作伙伴就是最好的合作伙伴，针对特殊的业务流程和财务处理，结合博科ERP的智能化可配置的功能，灵活的处理了复杂的流程，顺利的配置出特殊需求的报表，节省了成本，节约了时间。实施时，公司的技术人员全程参与到项目实施中，他们已经基本掌握自主平台配置工具的配置功能，能够在无需软件厂商技术支持的情况下实现对单据、报表、业务流程的自主配置以及系统功能的扩展，独立完成日后系统的维护工作。这样，企业不仅仅穿上了ERP的衣服，而且还培养了一批可以修补衣服的技术人员，可谓一举两得。

 

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